PMI, come il Lean Manufacturing trasforma gli sprechi in competitività – Artser

Ridurre i costi, eliminare gli sprechi e migliorare l’efficienza: il Lean Manufacturing è l’alleato strategico per le PMI pronte a innovare.

Migliorare la qualità dei processi produttivi e rispondere rapidamente alle variazioni della domanda senza sprechi. Sono questi i principali risultati raggiungibili dalle PMI artigiane grazie alla metodologia Lean, uno strumento che, se inserito in una strategia aziendale più ampia e mirata, può portare innumerevoli vantaggi economici.

Di questi temi abbiamo parlato con Anna Cabigiosu, professoressa di Economia e gestione delle imprese della Venice School of Management dell’Università Ca’ Foscari Venezia.

Qual è l’importanza di puntare sulla metodologia Lean per ridurre gli sprechi ed efficientare i costi?

Il Lean è un sistema di management che aiuta le imprese a rifocalizzare e riorganizzare i processi attorno alle attività che generano valore per il cliente. Sono quelle attività che, a fronte di un costo per l’impresa, si traducono in disponibilità a pagare per il cliente.

Le altre attività generano costi e non valore e per questo sono sprechi, come ad esempio il trasporto o i difetti. Distinguere attività a valore e sprechi all’interno dei processi è una competenza chiave.

Ad esempio, se scelgo di comprare su Amazon una borraccia, il suo valore per me come cliente non aumenta se Amazon mi dice che ha 1000 borracce uguali in magazzino: sono disposto a pagare per la borraccia che ho ordinato, consegnata nel giorno previsto, non per le scorte di Amazon. Quindi le scorte sono una variabile da tenere sotto controllo.

Un altro esempio è un documento in attesa di firma o un semilavorato fermo in produzione: queste attese allungano i processi, fanno aspettare i clienti e non generano valore per loro. Inoltre, tutto ciò che attende occupa spazio e va gestito/movimentato. Le attese all’interno dei processi andrebbero quindi ridotte il più possibile.

Quando mi sono laureata, le aule erano distribuite in diversi punti della città e gli studenti dovevano percorrere anche 2-3 km per spostarsi da un’aula all’altra. Oggi, a Venezia, abbiamo un campus economico con tutte le aule, i servizi e le infrastrutture per gli studenti. Gli studenti non pagano per camminare tra le aule, possono camminare per Venezia nel loro tempo libero o andare in palestra.

Organizzando meglio i processi che li coinvolgono, aumentiamo il loro tempo disponibile per lo studio e il loro valore percepito. Per quello sono disposti a pagare. Lo stesso principio si applica alla gestione dei magazzini, dove il trasporto della merce andrebbe razionalizzato per ridurre sprechi e costi.

Quali vantaggi può portare alle PMI artigiane un approccio basato sulla metodologia “Just in Time”, che punta a produrre solo il necessario, nella giusta quantità e al momento giusto, promuovendo efficienza e riduzione degli sprechi?

“Just in time” significa “appena in tempo” ed è un approccio che ci ricorda di utilizzare le risorse in modo parsimonioso, soprattutto se siamo una PMI. Significa fare solo quello che è effettivamente richiesto dal cliente e che genera valore per il cliente, quando è richiesto dal cliente. In questo modo, riusciamo a focalizzare le nostre risorse su attività a valore.

Significa inoltre non produrre su previsione, una scelta che può generare sovrapproduzione e sprechi, come le scorte. Per lavorare just in time e non fare attendere il cliente è necessario progettare processi efficienti ed essere veloci nell’evadere gli ordini reali quando li riceviamo.

Se eliminiamo attività non a valore, i tempi di evasione di un ordine si riducono (abbiamo meno attività da realizzare), mentre il tempo che genera valore nell’ottica del cliente non va compresso.

L’uso focalizzato e parsimonioso delle risorse significa smettere di fare quello che non genera valore per il cliente e liberare risorse per fare meglio ciò che genera valore. Il risultato è una riduzione degli sprechi e processi che impiegano una percentuale crescente delle risorse dell’impresa in attività a valore.

Questi processi sono più efficaci ed efficienti. Diversi studi e casi studio condotti anche in Italia dimostrano che è possibile ridurre i costi, ridurre i difetti della produzione e aumentare la redditività anche nelle PMI.

Per ottenere questi risultati è necessario iniziare ad essere lean, avviando un cambiamento prima in modo locale e poi in maniera sistemica.

Può dare tre consigli concreti alle PMI che scelgono di adottare questo approccio?

Il primo consiglio è iniziare ad approfondire i principi della lean per capire cosa significa essere lean ed avviare un processo di trasformazione. In questa fase è il vertice che deve essere coinvolto per avvicinarsi ai principi della lean ed essere pronto a dare il suo supporto a tutta l’organizzazione con un piano d’azione e una visione.

Il secondo consiglio è individuare chi all’interno dell’organizzazione dovrà iniziare ad applicare i principi lean. In genere, dopo una formazione iniziale, anche breve, è possibile individuare dei validi candidati. Questi sono dipendenti che hanno acquisito le competenze per attivare il miglioramento e, nel tempo, saranno in grado di fare formazione ai propri colleghi. Inizialmente il miglioramento sarà puntuale, ad esempio sarà possibile intervenire su un singolo processo per migliorarlo o su una postazione di lavoro per riorganizzarla, e poi, nel tempo, il miglioramento potrà coinvolgere tutta l’organizzazione. L’importante è iniziare a migliorare.

Il terzo consiglio è ricordarsi che è un percorso di apprendimento e di cambiamento e che è necessario accettare la possibilità che il nostro team possa inizialmente proporre delle soluzioni imperfette. In questo senso, il supporto iniziale di un consulente può accelerare l’apprendimento, la messa a terra di nuove soluzioni e, tramite l’esempio, rendere l’impresa in grado di perseguire in maniera autonoma e sistematica attività di miglioramento.

In sintesi, una strategia di cambiamento necessita di un piano d’azione a lungo termine supportato da una visione forte degli obiettivi dell’organizzazione e richiede altresì competenze e risorse. Ricordiamoci che l’applicazione stessa della lean libera risorse eliminando gli sprechi, risorse che possono essere impiegate in azioni di miglioramento.