la guida di SAP Concur

Milano, 20 febbraio 2025 – Le frodi sulle note spese sono una zona grigia che le aziende faticano ad illuminare: un mix di errori involontari e comportamenti scorretti che può infatti costare caro. Secondo l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), infatti, in media il 5% dei ricavi annuali di un’azienda viene perso ogni anno a causa di azioni fraudolente, con una perdita media di entrate superiore ai 90mila euro all’anno.

A fotografare il fenomeno è un’analisi di SAP Concur che rivela come gran parte delle irregolarità derivino da sviste e automatismi consolidati nel tempo. Ma non è solo questione di distrazioni: il rischio di frodi intenzionali cresce quando si indebolisce il legame tra dipendente e azienda. Dalla soddisfazione professionale al senso di responsabilità, sono diversi i fattori che possono trasformare una semplice disattenzione in un comportamento doloso.

La ricerca di SAP Concur offre un’analisi approfondita sugli atteggiamenti nei confronti delle frodi sulle spese, evidenziando i rischi coinvolti e le sfide che i finance manager e i travel manager devono affrontare. Il report mette in luce dati interessanti, come il tempo e il denaro che le aziende investono per contrastare questo fenomeno, i metodi più comuni utilizzati per manipolare una nota spese e il ruolo sempre più rilevante dell’intelligenza artificiale nei sistemi di rilevamento delle frodi.

Una collaborazione vincente tra team tech e finance
In un contesto di crescente incertezza economica, caratterizzato da conflitti geopolitici e stagnazione del commercio globale, infatti il rischio di frodi è in aumento. A questo si aggiunge la diffusione di tecnologie come l’Intelligenza Artificiale generativa che facilita la falsificazione di ricevute di spesa. Per affrontare il problema, le aziende possono adottare un approccio strutturato e collaborativo, in cui le funzioni tecnologiche e finanziarie lavorano insieme per ridurre i rischi operativi.

Ecco le tre aree chiave di intervento:

Prevenzione attraverso il controllo automatizzato
Implementare sistemi che automatizzano la registrazione delle spese – come l’integrazione diretta di transazioni da fornitori di trasporti e viaggi aziendali (es. Uber) – aiuta a eliminare la possibilità di manipolare ricevute. Inoltre, tecnologie avanzate possono notificare e persino bloccare pagamenti non conformi alle policy aziendali, riducendo il rischio di spese fraudolente.

Rilevamento tempestivo con l’intelligenza artificiale
Nei casi in cui la prevenzione non è sufficiente, è fondamentale dotarsi di strumenti avanzati di rilevamento. L’AI, analizzando grandi set di dati, può identificare schemi e anomalie che potrebbero sfuggire ai controlli tradizionali. Questo non solo aiuta a individuare casi di frode, ma libera tempo prezioso per gli auditor, consentendo loro di concentrarsi su attività strategiche.

Aggiornamento continuo dei sistemi di controllo
Con l’evolversi delle politiche aziendali – ad esempio, l’introduzione di rimborsi per spese legate al lavoro ibrido, come Wi-Fi o monitor aggiuntivi – anche i sistemi antifrode devono adattarsi. Una revisione periodica delle regole e dei limiti configurati nei sistemi digitali garantisce che qualsiasi nuova forma di abuso venga tempestivamente individuata e affrontata.

Un investimento per il futuro

La lotta alle frodi è un impegno costante per le aziende, ma con un approccio strategico che combina prevenzione, rilevamento e aggiornamento continuo, le aziende possono ridurre significativamente le perdite e rafforzare la propria sicurezza finanziaria. Con l’incertezza economica all’orizzonte, il momento di agire è adesso.

SAP® Concur® è il marchio leader a livello mondiale per la gestione integrata di viaggi, spese e fatture. Guidate da un’incessante ricerca di semplificazione e automazione dei processi quotidiani, le soluzioni guidano i dipendenti nei viaggi di lavoro, spostano le spese autorizzate direttamente nelle note spese e automatizzano l’approvazione delle fatture. Grazie all’integrazione di dati quasi in tempo reale e all’utilizzo dell’intelligenza artificiale per analizzare le transazioni, le aziende possono vedere cosa stanno spendendo, migliorare la conformità ed evitare possibili punti ciechi nel budget. SAP Concur immagina un mondo in cui viaggi e spese si gestiscono praticamente da soli, aiutando le aziende a funzionare al meglio ogni giorno.